HelloSigns politik for beskyttelse af personoplysninger

Offentliggjort: 10. december 2019

Ikrafttrædelsesdato: 1. januar 2020

Indledning

Beskyttelsen af dine personoplysninger er vigtig, så JN PROJECTS Inc., et selskab registreret i Delaware i USA, der driver virksomhed under navnet HelloSign (herefter kaldet "HelloSign"), har udarbejdet den følgende politik for beskyttelse af personoplysninger for at informere dig om, hvilke oplysninger vi indsamler, når du besøger vores websted, hvorfor vi indsamler dem, og hvordan de kan blive brugt. Denne politik for beskyttelse af personoplysninger forklarer, hvordan HelloSign indsamler data, og hvad de bruges til. Udtrykkene "du", "dig", "din", "dit", "dine" og "Kunden" henviser til den kunde/køber, som anvender vores websted. Udtrykkene "HelloSign," "vi," "os," og "vores" henviser til HelloSign og dennes datter- og koncernselskaber. Denne politik for beskyttelse af personoplysninger er underlagt vores vilkår for anvendelse/tjenestevilkår (som herefter samlet kaldes "vilkårene"). Udtrykkene "websted", "app", "applikation", "produkt" og "tjeneste" henviser til de websteder og tjenester, som HelloSign stiller til rådighed. Denne politik for beskyttelse af personoplysninger gælder ikke for nogen tredjepartswebsteder eller apps, som du måtte bruge, herunder nogen, der linkes til via vores tjenester. Du bør gennemgå vilkårene og politikkerne for tredjepartswebsteder og apps, før du klikker på noget link.

HelloSign leverer elektroniske on-demand-underskrifttjenester, som omfatter muligheden for at uploade, få vist, levere, modtage og anerkende dokumenter til elektronisk underskrift. HelloSign leverer også tjenesten HelloWorks, som gør det nemt at gennemføre komplicerede arbejdsgange ved hjælp af dokumentautomatisering og integrerede elektronisk underskrift-tjenester. Vi har også API'er (Application Programming Interface), som giver dig mulighed for at indlejre fuldt integrerede tjenester til elektronisk underskrift eller automatisering af arbejdsgange/dokumenter i dit websted, din applikation og andre af dine aktiver. Endelig leverer HelloSign også en elektronisk faxtjeneste, som omfatter muligheden for at uploade, få vist, levere og modtage faxer uden en traditionel faxmaskine via vores HelloFax-tjeneste.


1. Oplysninger, som vi indsamler

Oplysninger, som du giver os. Når du registrerer dig til eller anvender HelloSign-tjenesterne, indsamler vi de personoplysninger, som du giver os. Når du opretter en HelloSign-konto, kan du f.eks. give os dit navn, dit kontonavn, dit brugernavn, oplysninger om din arbejdsgiver (hvis du bruger en arbejdsgivers forretningskonto), e-mailadresse og en adgangskode, dit telefonnummer, din adresse og et elektronisk billede af din underskrift (herefter kaldet "kontooplysninger").

Du vil muligvis give os personoplysninger om andre personer, når du bruger vores tjeneste, f.eks. når du sender eller modtager en anmodning om underskrift/arbejdsgangstransaktion, deler oplysninger om sådanne transaktioner eller beder andre om at underskrive dokumenter elektronisk (herefter kaldet "dit indhold"). Du vil måske også give os adgang til dine kontakter (herefter kaldet "kontakter") for at gøre det nemt for dig at gøre ting som at dele og samarbejde med andre, sende meddelelser og invitere andre til at bruge tjenesten. Kontakters oplysninger kan indeholde personoplysninger såsom et rigtigt navn, et brugernavn eller en e-mailadresse. Hvis du deler dine kontakter med os, vil vi gemme dem på vores servere, så du kan bruge dem.

Oplysninger, som vi indsamler automatisk. Vi indsamler oplysninger i forbindelse med, hvordan du anvender tjenesterne, herunder handlinger, som du foretager dig på din konto (såsom at dele, redigere, få vist, oprette og underskrive dokumenter) (herefter kaldet "brugsinformation"). Vi anvender disse oplysninger til at levere, forbedre og promovere vores tjenester og til at beskytte HelloSign-brugere. Vi indsamler også oplysninger fra og om de enheder, du bruger til at få adgang til tjenesterne. Dette omfatter ting som IP-adresser, unikke personlige identifikatorer eller onlineidentifikatorer, den type browser og enhed, du bruger, den webside, du besøgte, før du kom til vores websider, og identifikatorer tilknyttet dine enheder (herefter kaldet "enhedsinformation"). Dine enheder (afhængigt af deres indstillinger) sender muligvis også oplysninger om placering til tjenesterne. For eksempel bruger vi oplysninger om en enhed til at afsløre misbrug og opspore og finde fejl.

Oplysninger, som vi indsamler fra tredjeparter. Vi vil muligvis videregive og/eller indsamle yderligere oplysninger om dig fra tredjeparter, primært for at hjælpe os med at forstå, hvordan vi kan opretholde og forbedre de tjenester, vi tilbyder, for at kunne levere et bedre produkt til dig. Vi indsamler oplysninger som din købs- eller forbrugshistorik eller -tendenser, herunder produkter eller tjenester, du har købt, skaffet dig eller overvejet at købe (herefter kaldet "kommerciel information"). For eksempel:

  • Analyser: Vi anvender tjenester som Google Analytics og Heap, som anvender cookies og andre sporingsteknologier til at indsamle brugsdata, der sætter os i stand til at forbedre vores produkter og tjenester.
  • Reklamer: Vi anvender visse Google-reklamefunktioner, herunder Google Analytics Demographics og Interest Reporting and Remarketing. Tredjepartsforhandlere, herunder Google, kan vise HelloSigns reklamer på websteder overalt på internettet. Du kan fravælge dette når som helst her (https://adssettings.google.com/). Vi og tredjepartsforhandlere, herunder Google, anvender førstepartscookies og tredjepartscookies sammen for at informere, optimere og servere reklamer baseret på en person tidligere besøg på vores websted.
  • Vi indgår i partnerskaber med tredjeparter om at administrere vores reklamering på andre websteder. Vores tredjepartspartnere kan anvende cookies eller tilsvarende teknologier til at vise dig reklamer baseret på dine browsingaktiviteter og interesser. Hvis du ønsker at fravælge interessebaserede reklamer, skal du klikke på http://www.aboutads.info/choices [eller, hvis du befinder dig i EU, skal du klikke på http://www.youronlinechoices.eu]. Bemærk, at du måske fortsat vil modtage generiske reklamer.
  • Mobil: vi anvender mobilanalysesoftware til at sætte os i stand til bedre at forstå vores mobilsoftwares funktionalitet på din telefon. Denne software kan registrere oplysninger som, hvor ofte du anvender appen, de hændelser der finder sted i appen, samlede brugs- og ydelsesdata, og hvor appen blev downloadet fra. Vi knytter ikke de oplysninger, vi gemmer i analysesoftwaren, med personoplysninger, som du sender via appen.

Oplysninger, som vi indsamler og behandler på dine vegne. Brugen af oplysninger indsamlet gennem vores tjeneste er begrænset til det formål, med hvilket du har hyret HelloSign. Når du anvender vores tjenester, behandler og gemmer vi oplysninger på dine vegne som databehandler. Når en kunde uploader dokumenter til gennemsyn eller underskrift, fungerer vi f.eks. som databehandler og behandler oplysninger på kundens vegne og i overensstemmelse med kundens instruktioner. I den situation er kunden dataansvarlig og er ansvarlig for de fleste aspekter af behandlingen af oplysningerne. HelloSign anerkender, at du har ret til indsigt i dine egne personoplysninger. HelloSign har intet direkte forhold til de enkeltpersoner, hvis persondata vi behandler. En enkeltperson, som søger indsigt, eller som ønsker at berigtige, ændre eller slette data, skal henvende sig til HelloSigns kunde (den dataansvarlige). Hvis vi anmodes om at fjerne data, vil vi reagere inden for en rimelig periode. Hvis du har spørgsmål om eller er bekymret over, hvordan oplysninger behandles i disse tilfælde, herunder hvordan du kan udøve dine rettigheder som registreret, anbefaler vi, at du kontakter den pågældende kunde.

Cookies og andre teknologier. Vi anvender teknologier com cookies og pixeltags (du kan finde yderligere oplysninger her: https://www.dropbox.com/terms/cookies) til at levere, forbedre, beskytte og promovere vores tjenester. Cookies hjælper os for eksempel med at huske dit brugernavn til dit næste besøg, forstå din interaktion med vores tjenester og forbedre dem baseret på disse oplysninger. Vi kan også benytte tredjepartsudbydere, der placerer cookies og lignende teknologier, til at promovere HelloSigns tjenester.

HelloSign og dennes partnere anvender cookies eller tilsvarende teknologier til at analysere tendenser, administrere webstedet, spore brugeres bevægelser på webstedet og til at indsamle demografisk information om vores brugerbase. Du kan kontrollere brugen af cookies på individuelt browserniveau, men hvis du vælger at slå cookies fra, kan det begrænse din brug af visse funktioner på vores websteder eller i vores tjenester. Hvis du ønsker at administrere Flash-cookies, skal du klikke her (http://www.macromedia.com/support/documentation/en/flashplayer/help/settings_manager07.html).

Vi anerkender ikke og reagerer ikke på Do Not Track-signaler fra browsere.

2. Sådan anvender vi dine oplysninger

Vi kan bruge de oplysninger, vi indsamler gennem vores produkter, til en række formål, herunder at:

  • levere, forbedre, beskytte og promovere vores produkter og tjenester
  • oprette din konto/dine konti
  • sende dig optegnelser over din brug af tjenesten, herunder til indkøb eller andre hændelser
  • forstå, hvordan du anvender vores produkter og tilpasse din oplevelse
  • sende dig marketingskommunikation (i overensstemmelse med dine abonnementspræferencer)
  • registrere detaljer om dine anmodninger om elektroniske underskrifter, arbejdsgange og andre transaktioner (såsom hvornår de er blevet åbnet og underskrevet, og hvornår/hvor dette fandt sted)
  • yde kundesupport
  • reagere på dine forespørgsler og anmodninger
  • løse problemer med vores produkter og tjenester
  • forhindre misbrug af de produkter og tjenester, vi tilbyder
  • forfølge andre legitime formål, som vi vil give vores brugere og kunder besked om.

Vi vil muligvis også kombinere de oplysninger, vi indsamler (eller som på anden vis leveres til os) gennem aggregering og andre metoder for at begrænse identificeringen af enkeltpersoner for at hjælpe os med at nå vores forretningsmæssige mål (såsom forskning og marketing).

Vi giver brugerne mulighed for at bruge nogle af vores tjenester gratis. Vi har mulighed for at stille disse gratis tjenester til rådighed, fordi nogle brugere opgraderer til en af vores betalte tjenester. Hvis du tilmelder dig vores tjenester, vil vi en gang imellem sende oplysninger om opgraderinger til dig. De brugere, der modtager dette marketingmateriale, kan når som helst framelde sig det. Hvis du ikke ønsker at modtage en bestem type marketingmateriale fra os, skal du klikke på linket "afmeld" i de pågældende e-mails eller kontakte os ved hjælp af de kontaktoplysninger, der fremgår herunder (hvis du bruger kontaktoplysningerne, beder vi dig oplyse dit fulde navn, din e-mailadresse og eventuelle andre relevante oplysninger, der kan være nødvendige for at kunne besvare din henvendelse). Bemærk, at et fravalg af reklamer ikke har nogen indflydelse på de transaktionsmæssige eller driftsmæssige meddelelser, som det kan være nødvendigt for os at sende til dig.

Vi kontakter undertiden personer, der ikke har en Dropbox-konto. For modtagere i EU gælder, at vi eller en tredjepart vil indhente dit samtykke, før vi henvender os. Hvis du modtager en e-mail og ikke længere ønsker at blive kontaktet af HelloSign, kan du afmelde dig og blive fjernet fra vores kontaktliste via selve e-mailen.

Grundlag for at behandle dine oplysninger. Vi indsamler og bruger de persondata, der er beskrevet ovenfor, med henblik på at levere tjenesterne til dig på en stabil og sikker måde. Vi indsamler og bruger også persondata til vores egne legitime forretningsmæssige behov. Hvis vi behandler dine persondata med henblik på andre formål, beder vi på forhånd om dit samtykke eller kræver, at vores partnere indhenter dette samtykke.

Hvis du har spørgsmål om eller ønsker yderligere oplysninger om de legitime grundlag for at behandle dine data, er du velkommen til at kontakte os via de kontaktoplysninger, der findes under overskriften "Sådan kan vi kontaktes" herunder.

3. Sådan kan vi videregive dine oplysninger

Vi sælger ikke dine oplysninger. Vi vil muligvis videregive dine personligt identificerbare oplysninger som beskrevet herunder:

  • Forhandlere og andre tredjeparts-serviceudbydere: Vi kan dele dine oplysninger med tredjeparter, som vi bruger til det forretningsmæssige formål, som det er at hjælpe os med at levere og supportere vores tjenester. Disse parter leverer tjenester såsom autentificering, fakturering og opkrævning, kundesupport eller datalagring. Vi indgår juridisk bindende aftaler med disse tredjeparts-serviceudbydere, der beskytter dine personoplysninger og forbyder udbyderne at anvende dine oplysninger til deres egne formål. Disse tredjeparter (https://www.hellosign.com/subprocessors) vil tilgå dine oplysninger for at udføre opgaver på vores vegne, og vi forbliver ansvarlige for deres behandling af dine oplysninger ud fra vores instruktioner.
  • HelloSign har indsamlet og videregivet følgende kategorier af personoplysninger som beskrevet herover  til forhandlere og tredjeparts-serviceudbydere i de foregående 12 måneder:
  • Kontooplysninger: Omfatter identificerende oplysninger om dig, f.eks. dit rigtige navn, dit brugernavn og din unikke personlige identifikator eller onlineidentifikator og kan omfatte andre personoplysninger som din postadresse, IP-adresse, e-mailadresse, kontonavn og lignende identifikatorer.
  • Kommerciel information: Omfatter din købs- eller forbrugshistorik eller -tendenser, herunder produkter eller tjenester, du har købt, skaffet eller overvejet at købe.
  • Dit indhold: Det, du og dine brugere beslutter at indtaste i felterne i de HelloSign- og HelloWorks-formularer, som du opretter og/eller udfylder.
  • Kontakter: Omfatter identificerende oplysninger om kontakter, som du har valgt at give os adgang til, såsom rigtigt navn, brugernavn eller e-mailadresse.
  • Brugsinformation: Omfatter oplysninger om din brug af tjenesterne. Eftersom HelloSign leverer onlinetjenester, kan dette omfatte oplysninger om internetaktiviteter eller andre aktiviteter på elektroniske netværk såsom oplysninger om din interaktion med websteder, apps eller reklamer.
  • Enhedsinformation: Oplysninger om den konkrete enhed, du anvender til at benytte tjenesten med, hvilket kan omfatte brugsinformation eller enhedsspecifik information såsom en onlineidentifikator, IP-adresse eller geografiske placeringsdata.
  • Cookies og andre teknologier: Teknologier som cookies og pixeltags. Disse teknologier kan føre til indsamling af onlineidentifikatorer, IP-adresse eller andre tilsvarende identifkatorer foruden brugsinformation.
  • Andre Dropbox-selskaber: HelloSign deler infrastruktur, systemer og teknologi med andre selskaber, der ejes eller drives af Dropbox, Inc. (herefter kaldet "Dropbox-selskaber"), for at levere, forbedre, beskytte og promovere tjenester leveret af Dropbox-selskaber. Vi behandler dine oplysninger i alle Dropbox-selskaberne med disse formål som tilladt i henhold til gældende lov og i overensstemmelse med de pågældende selskabers vilkår og politikker.
  • Overholdelse af loven, sikkerhed og forretningstransaktioner: Vi kan videregive dine oplysninger til tredjeparter, hvis vi beslutter, at videregivelsen med rimelighed er nødvendig for at (a) overholde en gældende lov, bestemmelse, juridisk proces eller behørig myndighedsanmodning, (b) beskytte personer mod død eller alvorlig personskade, (c) forhindre svindel eller misbrug af HelloSign eller vores brugere, (d) beskytte HelloSigns rettigheder, aktiver, sikkerhed eller interesser eller (e) udføre en opgave, der er udtryk for væsentlige samfundsinteresser.
  • Til andre personer med dit samtykke (f.eks. opfylde dine anmodning om underskrift eller faxer).
  • Andre brugere: Vores tjenester viser oplysninger såsom dit navn, dit profilbillede, din enhed, din e-mailadresse og dine brugsoplysninger til andre brugere, som du samarbejder med eller vælger at dele oplysninger med. Når du registrerer din HelloSign-konto med en e-mailadresse på et domæne, der ejes af din arbejdsgiver eller organisation, kan vi hjælpe samarbejdspartnere og administratorer med at finde dig og dit team ved at gøre nogle af dine grundlæggende oplysninger – f.eks. dit navn, dit teamnavn, dit profilbillede og din e-mailadresse – synlige for andre brugere på samme domæne. Det hjælper dig med at synkronisere med de teams, du kan tilmelde dig, og hjælper andre brugere med at dele filer og dokumenter med dig.
  • Hvis du vælger at tilvælge HelloSign-opdateringer eller -marketing, vil vi sende dig e-mails med opdateringer og tilbud eller informere dig om andre tjenester og funktioner.

4. Opbevaringsperioder for oplysninger

Vi vil gemme dine personoplysninger i den periode, der er nødvendig for at opfylde de formål, der er beskrevet i denne politik for beskyttelse af personoplysninger, medmindre en længere opbevaringsperiode er krævet eller tilladt iht. loven af juridiske eller skattemæssige årsager, som pålagt af myndighederne eller i andet legitimt øjemed.

Når vi ikke har et aktuelt legitimt forretningsbehov for at behandle dine personoplysninger, vil vi enten slette eller anonymisere dem eller, hvis det ikke er muligt (f.eks. fordi dine personoplysninger er gemt i en sikkerhedskopi), gemme dine personoplysninger sikkert og isolere dem fra yderligere behandling, indtil det er muligt at slette dem.

5. Sådan beskytter vi dine oplysninger

Sikkerheden for dine personoplysninger er vigtig for os. Vi følger generelt anerkendte standarder for at beskytte de personoplysninger, der kommer os i hænde, både mens de overføres til os, og når de er modtaget. Hvis du har spørgsmål om sikkerheden for dine personoplysninger, kan du kontakte os på legal@hellosign.com.

6. Dine valg vedrørende dine oplysninger

Hvis du fremsætter skriftlig anmodning herom (til hvilket formål e-mail er tilstrækkeligt), vil HelloSign fortælle dig, om vi er i besiddelse af nogen personoplysninger om dig, hvad vores forretningsmæssige eller kommercielle formål har været med at indsamle dem, de typer af kilder, vi har dem fra, og de typer af tredjeparter, vi har delt dem med. Du kan søge indsigt i dine personoplysninger, anmode om, at dine personoplysninger bliver slettet, eller gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger ved at logge ind på din konto eller ved at kontakte os via nedenstående kontaktoplysninger. Vi vil svare på din anmodning inden for rimelig tid.

7. Beskyttelse af børns personoplysninger

Dette websted og vores tjenester er ikke beregnet til brug af og henvender sig ikke til mindreårige. Vi indsamler ikke bevidst eller beder om oplysninger fra mindreårige. Vi tillader ikke bevidst mindreårige at anvende vores tjenester. Enhver person, som afgiver deres personoplysninger til HelloSign gennem kontologinsiden for nye kunder, tilmeldingssiden eller nogen anden del af HelloSign-webstedet, erklærer derved, at de er myndige (18 år gamle eller ældre eller i øvrigt myndige i den jurisdiktion, hvor de er bosiddende) og kompetente til at acceptere disse vilkår. Vi vil slette oplysninger, som vi opdager, er indsamlet fra en mindreårig uden tilladelse fra den mindreåriges forælder/forældre eller værge(r). Vi beder dig kontakte os via nedenstående kontaktoplysninger, hvis du mener, at du har givet HelloSign en mindreårigs oplysninger uden tilladelse fra den mindreåriges forælder/forældre eller værge(r).

8. HVOR VI KAN GEMME, BEHANDLE OG TRANSMITTERE DINE OPLYSNINGER

Generelt. Ved at bruge HelloSign-tjenesterne anerkender og accepterer du, at (i) dine oplysninger vil blive behandlet som beskrevet i denne politik for beskyttelse af personoplysninger, og (ii) du giver samtykke til, at dine oplysninger kan blive overført til os og vores systemer i USA eller andre steder, herunder til de tredjeparter, som er beskrevet i denne politik for beskyttelse af personoplysninger.

I hele verden. For at kunne levere tjenesterne til dig er det muligt, at vi opbevarer, behandler og sender data til USA og andre steder rundt omkring i verden – herunder steder uden for dit land. Der kan også blive opbevaret data lokalt på de enheder, du bruger til at få adgang til tjenesterne med.

EU's og USA's værn om privatlivets fred og Schweiz' og USA's værn om privatlivets fred ("Privacy Shield"). Under overførsel af data fra EU, Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, Storbritannien og Schweiz benytter HelloSign forskellige juridiske midler, herunder kontrakter med vores kunder og tilknyttede selskaber. HelloSign overholder værnene om privatlivets fred ("Privacy Shield") mellem EU og USA og mellem Schweiz og USA som fastsat af USA's handelsministerium vedrørende indsamling, brug og opbevaring af persondata, der overføres fra EU, det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, Storbritannien og Schweiz til USA. HelloSign har bekræftet over for USA's handelsministerium, at HelloSign overholder principperne for værn om privatlivets fred ("Privacy Shield") i forhold til sådanne data. Du kan se HelloSigns Privacy Shield-certificering her (https://www.privacyshield.gov/list). Du kan læse mere om programmet for værn om privatlivets fred ("Privacy Shield") https://www.privacyshield.gov.

Hvis du har et uløst spørgsmål om beskyttelse af personoplysninger eller brug af data, som vi ikke har behandlet tilfredsstillende, er du velkommen til gratis at kontakte vores amerikanske tredjeparts-tvistløsningsudbyder, JAMS, på https://www.jamsadr.com/eu-us-privacy-shield.

Under visse betingelser, som er nærmere beskrevet på Privacy Shield-webstedet https://www.privacyshield.gov/article?id=How-to-Submit-a-Complaint, kan du være berettiget til at påberåbe dig bindende voldgift, når andre tvistløsningsprocedurer er blevet udtømt.

Hvad angår personoplysninger, der er modtaget eller overført iht. rammerne for værn om privatlivets fred ("Privacy Shield"), er HelloSign underlagt den myndighedskontrol, der udøves af den amerikanske Federal Trade Commission. I visse situationer kan HelloSign være pålagt at videregive personoplysninger som reaktion på legitime anmodninger fra offentlige myndigheder, herunder for at leve op til krav i forbindelse med den nationale sikkerhed eller retshåndhævelsen.

Vores repræsentant i EØS.  Dropbox International er blevet udpeget som HelloSigns repræsentant i EØS i sager vedrørende databeskyttelse iht. artikel 27 i EU's generelle forordning om databeskyttelse. Dropbox International kan kontaktes i sager vedrørende behandling af personoplysninger. Hvis du ønsker at rette en sådan henvendelse, beder vi dig kontakte Dropbox International ved at sende en e-mail til privacy@dropbox.com. Hvis de ikke kan besvare dit spørgsmål, har du ret til når som helst at henvende dig til din lokale databeskyttelsesmyndighed med spørgsmål eller klager.

9. Ændringer i denne politik

Hvis vi ændrer vores procedurer eller politikker om beskyttelse af personoplysninger i væsentlig grad, vil vi offentliggøre ændringerne for at informere dig om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi bruger dem, og under hvilke omstændigheder vi må videregive dem. Ændringer i denne politik for beskyttelse af personoplysninger træder i kraft, når de offentliggøres på denne side. Når vi ændrer politikken i væsentlig grad, vil vi opdatere "ikrafttrædelsesdatoen" øverst på denne side, og vi vil muligvis også give dig besked om ændringen via e-mail eller en anden tydelig meddelelse på dette websted eller i tjenesten.

10. Sådan kan du kontakte os

Hvis du har spørgsmål eller bekymringer om indsamling, brug eller videregivelse af dine oplysninger, kan du kontakte os ved at sende en e-mail til legal@hellosign.com.