Sådan forenkler sundhedsfirmaet VolitionRx søgningen efter bedre kræftdiagnose med HelloSign + Dropbox

VolitionRx er et multinationalt healthcare-firma med hovedkvarter i Austin, Texas, USA, og aktiviteter i Storbritannien, Belgien, Californien (USA) og Singapore. Virksomheden udvikler blodbaserede kræfttests, der kan påvise tilstedeværelsen af unormale celler langt tidligere end konventionelle screeningsprogrammer.

Billede af en mand i hospitalstøj, der kigger på en computerskærm
757717846?h=72ba06c48c

VolitionRx

 uses 

HelloSign

Billede af dokumenter, der kan downloades
Opdelt billede. Nærbillede af en hylde med journaler i alfabetisk rækkefølge til venstre, produktbillede til højre.
Opdelt billede. Foto af tre kvinder, der arbejder sammen på et lægekontor til venstre, produktbillede til højre.
Billede af dokumenter, der kan downloades
Billede af HelloSign-produkt
Billede af HelloSign-produkt
01

Potentiale for sikkerhedsrisici

Udskrivning og deling af kontrakter med økonomisk og medicinsk følsomme data betød, at processen til underskrivelse var langsom og ikke så sikker som den kunne være.

02

Problemfri e-Signatures

Dokumenter kan redigeres, deles, underskrives og opbevares digitalt når som helst og hvor som helst, hvilket sparer medarbejdernes tid på administrative opgaver.

03

Forenklede arbejdsgange

Med HelloSign og Dropbox kan medarbejdere sende dokumenter til underskrift med et par klik og sikre, at alt er opbevaret sikkert i Dropbox.

Flere detaljer med

VolitionRx

Udfordringen
Muligheden

Om at underskrive, administrere og dele juridisk bindende kontrakter

2020-pandemien har ændret den måde, vi arbejder på. Reglerne om at holde afstand betød, at mange virksomheder blev tvunget til at skifte til hjemmearbejde fra næsten den ene dag til den anden, men for biotekfirmaet VolitionRx var det ikke helt så ligetil.


Selvom VolitionRx allerede brugte Dropbox Business til samarbejdet mellem dets 60 medarbejdere i Europa, Asien og USA, så var VolitionRx nødt til at finde en måde til holde sit laboratorium på ca. 2.000 kvadratmeter kørende, samarbejde med hjemmearbejdende personale og opfylde de gældende regler, mens medarbejderne arbejdede hjemmefra.


Som alle virksomheder i healthcare-sektoren industrien tager VolitionRx datasikkerhed meget alvorligt. I forbindelse med udviklingen og valideringen af nukleosombaserede kræfttests dannes der en lang række fortrolige medicinske data, som skal behandles sikkert og godkendes, hver gang de bruges og deles. Som en børsnoteret virksomhed på NYSE er VolitionRx's medarbejdere forpligtede til regelmæssigt at underskrive forskellige aftaler i hånden vedrørende fair praksis.

Hvad betyder det? At de hjemmearbejdende medarbejdere har været udfordret med at skulle dele, underskrive, administrere og opbevare juridiske kontrakter, navnlig de HR- og juridiske medarbejdere, som har haft ansvar for opdatering af dokumentation i løbet af pandemien.

For at lette papirarbejdet valgte Daniel Halter, Group IT Manager hos VolitionRx at kontakte HelloSign for at digitalisere underskriftsprocessen.

"Vi havde brug for en elektronisk underskriftsløsning, der kunne bruges løbende og skaleres på tværs af forskellige tidszoner og sprog, og som ikke var afhængig af lokale IT-systemer, der kan være svære at vedligeholde."

“HelloSign virker uafhængigt af sted og udstyr, og er skalerbart. IT drømmer jo om, at alle har den samme oplevelse og at vedligeholdelsen er let. Det betyder, at vi ikke behøver at ændre, hvordan vi arbejder sammen i takt med vores udvikling. HelloSign og Dropbox Business udvikles og skaleres efter vores behov.”

Daniel Halter, Group IT Manager hos VolitionRx
Billede af en kvinde i hospitalstøj, der sidder på en skammel og skriver på en bærbar computer
Løsningen

Om fordelene med hurtighed og sikkerhed i HelloSign og Dropbox

Daniel, som allerede bruger Dropbox Business til samarbejdet mellem fjernarbejdende laboratorieteams og medarbejdere, forklarer hvor let det var at integrere HelloSign. ”Jo bedre du kan opfylde medarbejderens arbejdsproces, jo mere effektivt er systemet. Ved at bruge HelloSign direkte i Dropbox er det nødvendigt at skifte mellem applikationer, arbejdsprocessen er uændret og det er meget brugervenligt. Hele processen er strømlinet og integreret.”


VolitionRx's medarbejdere bruger i dag HelloSign til at dele og godkende frigivelse af medicinske data, aftaler om fair praksis og dokumenter til internt brug. Idet de godkendte dokumenter gemmes automatisk i Dropbox, kan man lettere følge revisionssporet og dokumentdelingen med eksterne myndigheder forenkles.

Den nye cloud-baserede arbejdsproces er uafhængig af sted og udstyr, og dermed kan medarbejdere let bruge den når som helst og hvor som helst. Desuden kan IT nemt vedligeholde løsningen. Med lidt eller ingen uddannelse påkrævet har integration af HelloSign i eksisterende forretningsarbejdsprocesser været hurtig og omkostningseffektiv for VolitionRx.

“Brug af HelloSign direkte via Dropbox betyder, at der ikke er behov for at skifte mellem apps, det påvirker ikke arbejdsgangene, og det er meget lettere at bruge. Dette forbedrer ikke kun sikkerheden for os som IT -team, det fremskynder arbejdsgange og reducerer den tid, medarbejdere bruger på administrativt arbejde!”
Resultaterne

Ifølge Daniel betyder HelloSigns integration med Dropbox Business, at medarbejderne generelt har udnyttet muligheden uden eller kun med lidt behov for videreuddannelse. Daniel mærker også fordelene i sin rolle. “HelloSign virker uafhængigt af sted og udstyr, og er skalerbart. IT drømmer jo om, at alle har den samme oplevelse og at vedligeholdelsen er let. Det betyder, at vi ikke behøver at ændre, hvordan vi arbejder sammen i takt med vores udvikling. HelloSign og Dropbox Business udvikles og skaleres efter vores behov.”

Efter at være startet med kun et formål i HR-teamet har systemet oplevet organisk vækst i hele virksomheden. Daniel ser endnu flere muligheder for at bruge HelloSign fremover.

 

For andre IT-teams, der ønsker at forenkle deres arbejdsgange og understøtte samarbejde blandt hjemmearbejdende, har Daniel følgende råd:

”Dine folk arbejder sammen med dig, hvis du lytter til dem og stiller enkle løsninger til rådighed, der gør deres job lettere. HelloSign og Dropbox Business bidrager til lige netop det.”
Fremtiden

Hvad er næste skridt for VolitionRx

”Vores mål er, at alle i virksomheden bruger HelloSign fremover, især de teams, der stadig bruger papirbaserede processer, f.eks. juridisk afdeling. Det vil ikke kun forbedre sikkerheden for IT-teamet. Overgangen fra den fysiske til den cloud-baserede underskriftsproces vil også effektivisere arbejdet og reducere medarbejdernes tid med administrativt arbejde!”


Kunne du tænke dig de samme fordele som VolitionRx?

HelloSign er den nemmeste måde at sende, modtage og administrere juridisk bindende, elektroniske underskrifter på for virksomheden. Vores underskriftsløsning er nomineret af G2 til den bedste målt på brugervenlighed. Den effektiviserer de vigtigste arbejdsgange og gør dem mere sikre. Tilmeld dig og prøv den gratis i dag, så din virksomhed kan blive mere digital.

Download casestudie
VolitionRx bruger HelloSign og Dropbox til at reducere tiden med administrativt arbejde, så medarbejderne kan fokusere på det vigtige.
VolitionRx bruger HelloSign og Dropbox til at reducere tiden med administrativt arbejde, så medarbejderne kan fokusere på det vigtige.
Foto af byens nathimmel
Hvordan vil du bruge HelloSign?
Kontakt os
Ikon for højre pil