VolitionRx er et multinationalt healthcare-firma med hovedkvarter i Austin, Texas, USA, og aktiviteter i Storbritannien, Belgien, Californien (USA) og Singapore. Virksomheden udvikler blodbaserede kræfttests, der kan påvise tilstedeværelsen af unormale celler langt tidligere end konventionelle screeningsprogrammer.
.svg)
2020-pandemien har ændret den måde, vi arbejder på. Reglerne om at holde afstand betød, at mange virksomheder blev tvunget til at skifte til hjemmearbejde fra næsten den ene dag til den anden, men for biotekfirmaet VolitionRx var det ikke helt så ligetil.
Selvom VolitionRx allerede brugte Dropbox Business til samarbejdet mellem dets 60 medarbejdere i Europa, Asien og USA, så var VolitionRx nødt til at finde en måde til holde sit laboratorium på ca. 2.000 kvadratmeter kørende, samarbejde med hjemmearbejdende personale og opfylde de gældende regler, mens medarbejderne arbejdede hjemmefra.
Som alle virksomheder i healthcare-sektoren industrien tager VolitionRx datasikkerhed meget alvorligt. I forbindelse med udviklingen og valideringen af nukleosombaserede kræfttests dannes der en lang række fortrolige medicinske data, som skal behandles sikkert og godkendes, hver gang de bruges og deles. Som en børsnoteret virksomhed på NYSE er VolitionRx's medarbejdere forpligtede til regelmæssigt at underskrive forskellige aftaler i hånden vedrørende fair praksis.
Hvad betyder det? At de hjemmearbejdende medarbejdere har været udfordret med at skulle dele, underskrive, administrere og opbevare juridiske kontrakter, navnlig de HR- og juridiske medarbejdere, som har haft ansvar for opdatering af dokumentation i løbet af pandemien.
Wanting to reduce the burden of paperwork, Daniel Halter, Group IT Manager at VolitionRx, turned to Dropbox Sign to digitize the signature process.
"Vi havde brug for en elektronisk underskriftsløsning, der kunne bruges løbende og skaleres på tværs af forskellige tidszoner og sprog, og som ikke var afhængig af lokale IT-systemer, der kan være svære at vedligeholde."
“Dropbox Sign is location and device-agnostic, and scalable. For an IT team, that’s the dream: everyone gets the same experience, and maintenance is simple. This means we don’t have to change how we work as we grow – Dropbox Sign and Dropbox Business will grow and scale with us.”
Already using Dropbox Business to connect remote lab teams and employees, Daniel says integrating Dropbox Sign was a no-brainer. “The less you deviate from a worker’s line of sight, the more efficient a tool will be. Using Dropbox Sign directly through Dropbox means there’s no need to switch between apps, it doesn’t impact workflows, and it’s much easier to use. The whole process is streamlined and integrated.”
VolitionRx employees now use Dropbox Sign to share and sign all medical data release forms, fair practice agreements, as well as internal documents. With signed documents saved automatically in Dropbox, audit trails are easy to follow and sharing documents with external regulatory bodies is simplified.
The new cloud based workflow is location and device-agnostic, making it simple for employees to use, anytime, anywhere and making it easy for IT teams to maintain. With little to no training required, integrating Dropbox Sign into existing business workflows has been quick and cost-effective for VolitionRx.
“Using Dropbox Sign directly through Dropbox means there’s no need to switch between apps, it doesn’t impact workflows, and it’s much easier to use. Not only does this improve security for us as an IT team, it speeds up workflows and reduces the amount of time employees spend on admin!”
According to Daniel Dropbox Sign’s integration with Dropbox Business means uptake has been high amongst employees, with the need for little to no training. Daniel is feeling the benefits in his role, too. “Dropbox Sign is location and device-agnostic, and scalable. For an IT team, that’s the dream: everyone gets the same experience, and maintenance is simple. This means we don’t have to change how we work as we grow – Dropbox Sign and Dropbox Business will grow and scale with us.”
Having started with just one use case in the HR team, the tool has expanded organically throughout the business, and Daniel sees even more scope to use Dropbox Sign in the future.
For andre IT-teams, der ønsker at forenkle deres arbejdsgange og understøtte samarbejde blandt hjemmearbejdende, har Daniel følgende råd:
“People will work with you if you listen to them and offer simple solutions that make their job easier. Dropbox Sign and Dropbox Business can help you do just that.”
“We want everyone in the company using Dropbox Sign in the future, especially those teams still using paper-based processes, like legal, for example. Not only will this improve security for the IT team, the move from a physical to a cloud-based eSignature process will also speed up workflows and reduce the amount of time employees spend on admin!”
Dropbox Sign er den nemmeste måde at sende, modtage og administrere juridisk bindende, elektroniske underskrifter på for virksomheden. Vores underskriftsløsning er nomineret af G2 til den bedste målt på brugervenlighed. Den effektiviserer de vigtigste arbejdsgange og gør dem mere sikre. Tilmeld dig og prøv den gratis i dag, så din virksomhed kan blive mere digital.
