kohlpharma fremskynder underskriftsbaserede arbejdsgange

Hero-billede, stylet æske med forskellige farmaceutiske piller

kohlpharma fremskynder underskriftsbaserede arbejdsgange

01
02
03

Flere detaljer med

kohlpharma

Udfordringen
Muligheden

Det meste medicin fremstilles i Europa af internationale virksomheder, som typisk vælger et centralt produktionssted i EU. Årsagerne til denne strategi omfatter lave skattekrav og mere konkurrencedygtige lønninger. Medicin sættes derefter i omløb i hele EU under de typiske markedsforhold i hvert enkelt medlemsland og er generelt billigere end i Tyskland. kohlpharma udnytter de lavere omkostninger i andre EU-lande til at tilbyde originale præparater på det tyske marked til attraktive priser. Disse originale lægemidler bliver derefter ommærket eller ompakket i henhold til tyske krav. De resulterende besparelser medfører mindre belastning af sundhedssystemet, hvilket gavner læger, farmaceuter og vigtigst af alt patienterne.

Da kohlpharma bruger overskydende lager til sit udbud, er det en stor udfordring at opfylde efterspørgslen pålideligt. Varers tilgængelighed og potentielle forsyningsproblemer kan variere af årsager, der ligger uden for virksomhedens kontrol. En særlig udfordring for logistikken er den kvalitetssikrede transport af nedkølede lægemidler, såsom insulin eller vacciner, som skal opbevares ved konstant temperatur på mellem 2 og 8°C gennem hele forsyningskæden. Det er derfor endnu vigtigere, at processer fra indkøb til levering koordineres bedst muligt. Af denne grund er kohlpharma i stigende grad afhængig af digitaliseringens potentiale.

Før en medicin kan komme i omløb efter køb, er der en lang række dokumenter, der skal udfyldes og underskrives. Som lægemiddelproducent følger kohlpharma GMP-reglerne (Good Manufacturing Practices, god fremstillingspraksis), hvilket betyder omfattende skriftlig dokumentation for alle processer og gennemførte produktionsordrer. Korrespondance, herunder ordreafgivelse og kontrakter, er historisk blevet udført med analoge processer: Tidskrævende udskrivning, underskrift, scanning og e-mail. Som Johannes Reinert udtaler: “Gennemløbstiderne, især for GMP-relevante dokumenter, er nogle gange meget lange og komplekse. Derfor ledte vi efter en løsning, der kunne accelerere disse operationer. Vi ledte efter et forenklet, digitalt, samlet fundament med alle vores EDP-leverandører og servicepartnere.”

”Mange af vores brugere arbejder nu hjemme, hvilket har været en helt ny oplevelse for både vores hjemmearbejdere såvel som dem i elektronisk databehandling. Jeg er meget glad for at have valgt HelloSign, da det hjælper mig med at gøre arbejdet betydeligt lettere for både medarbejdere derhjemme og på kontoret.”

Johannes Reinert, bestyrelsesmedlem og leder af EDP, Facility Management, Logistik og Produktion
Løsningen

kohlpharma forsøgte først at udvikle en løsning internt, som ikke kun ville være baseret på eSignature, men også ville kortlægge de relaterede arbejdsgange. Udviklingen i prioriteter resulterede dog i forsinkelser i færdiggørelsen, så virksomheden ønskede at investere i eSignature-administration. HelloSign viste sig at være den bedste løsning på grund af dens gennemsigtighed, enkelhed, direkte tilgængelighed og kontraktmæssige rammer. På grund af succesen med HelloSigns løsning med kun cloud og eSignature API, tog virksomheden hurtigt en beslutningen om at afprøve det grundigt.

“Jeg så, at HelloSign var den bedste løsning for os. Vi arbejdede på en lille prøveversion til at begynde med og mærkede hurtigt fordelene ved løsningen – egnet til at løse alle de problemer, vi allerede var opmærksomme på, og også dem, som opstod under forsøget.” – Johannes Reinert

Resultaterne

Høj brugervenlighed, hurtig at bruge

HelloSigns brugergrænseflade er intuitiv. Trin-for-trin vejledning gennem kontrakter og formularer kan sikre, at alle relevante felter er udfyldt og alle nødvendige underskrifter er indsat. HelloSign kan integreres i ethvert miljø, også med individuel branding. Dette hjalp straks kohlpharma med at overgå til hjemmearbejde. Fra verbal bestilling til softwareimplementering tog hele processen mindre end en time.

“Jeg havde den ideelle løsning til underskriftsarbejdsgang klar til brug, hvilket betød, at vi kunne aktivere og opmuntre vores teams til at arbejde eksternt. Det skabte potentialet til at forbedre virksomhedsprocesser og give mulighed for en højere grad af frihed på arbejdspladsen.” – Johannes Reinert

Fra analog til digital: Den papirløse fremtid

Da de indledende afprøvninger oversteg alle forventninger, planlægger kohlpharma allerede næste fase for at accelerere virksomhedsprocesser og forbedre arbejdsforholdene med HelloSign.

Internt – øget gennemsigtighed

Planen for fremtiden er fuldt digitalisering af interne dokumentarbejdsgange, såvel som obligatorisk intern bekræftelse af uddannelse heri. Dette vil i høj grad øge gennemsigtigheden og eliminere behovet for at digitalisere tilsvarende dokumenter senere. For dokumenter, der skal underskrives af flere parter, forenkler eSignature processen for både editor og underskriver.

Fremtiden

Eksternt – forbedring af samarbejdet

Fremhævelse af dele i og underskrift af leverandørkontrakter vil også blive digitaliseret. Gennem denne proces vil kontraktstrukturerne og aftalerne med leverandører opnå fordele ved skabelonsammenlægning. Dokumenter til erhvervskunder underskrevet af kohlpharma vil fremover udelukkende kunne redigeres med HelloSign

Kvalitetssikring – permanent acceleration af processer

For SOP'er (Standard Operating Procedures, operative standardprocedurer), hvor produktionsprocesser er nøje reguleret, for eksempel i kvalitetssikring og EDP-kvalitetssystemet, vil manuelle underskrifter blive erstattet af deres digitale ækvivalent. Med deres automatiserede lagre og problemfri fjernovervågning af forsyningskæden er kohlpharma allerede nu en pioner inden for digitalisering og automatisering i den tyske medicinalindustri. De planlægger at fjerne alle papirbaserede godkendelsesprocesser så meget som muligt i den overskuelige fremtid. Der er stadig et stykke vej før da, men med HelloSign har de nået en betydelig milepæl. Med tiden kan formularer konverteres til HelloSign-dokumenter, hvilket reducerer den fysiske journalføring undervejs.

Som Johannes Reinert forklarer: “Hvis jeg ser fremad, ser jeg gerne, at for eksempel kvalitetssikring bliver skiftet over til digitale formularer. Digitale formularer er meget nemmere og kan administreres mere effektivt. Eventuelle lovpligtige opdateringer kan laves på kortest mulig tid, og på tværs af alle relevante dokumenter, uden at bunker af formularer skal destrueres. Alt underskrives og udfyldes med problemfrit integrerede HelloSign-komponenter. Så vi opnår igen fordele med hensyn til gennemsigtighed – hver eneste detalje i hver proces vil være sporbar.”

Vil du opnå samme grad af succes som kohlpharma?

Spørg os om HelloSign i dag. HelloSign er en nem måde for virksomheder at sende, modtage og administrere juridisk bindende eSignature. Hvis du har brug for hjælp til at vælge det rigtige HelloSign-produkt, så få en demo-aftale og find ud af, hvordan underskriftsbaserede processer kan optimeres i din virksomhed.

Download casestudie
Er du interesseret i at få resultater som kohlpharma?
Er du interesseret i at få resultater som kohlpharma?
Hvordan vil du bruge HelloSign?
Kontakt os
Ikon for højre pil

Andre kunder

kohlpharma fremskynder underskriftsbaserede arbejdsgange

Papirløs godkendelsesbehandling og mere dynamisk samarbejde med leverandører og kunder takket være HelloSign API

Hero-billede, stylet æske med forskellige farmaceutiske piller

Papirløs godkendelsesbehandling og mere dynamisk samarbejde med leverandører og kunder takket være HelloSign API

Trekant med krydserTrekant med krydser

Udfordring

Det meste medicin fremstilles i Europa af internationale virksomheder, som typisk vælger et centralt produktionssted i EU. Årsagerne til denne strategi omfatter lave skattekrav og mere konkurrencedygtige lønninger. Medicin sættes derefter i omløb i hele EU under de typiske markedsforhold i hvert enkelt medlemsland og er generelt billigere end i Tyskland. kohlpharma udnytter de lavere omkostninger i andre EU-lande til at tilbyde originale præparater på det tyske marked til attraktive priser. Disse originale lægemidler bliver derefter ommærket eller ompakket i henhold til tyske krav. De resulterende besparelser medfører mindre belastning af sundhedssystemet, hvilket gavner læger, farmaceuter og vigtigst af alt patienterne.

Da kohlpharma bruger overskydende lager til sit udbud, er det en stor udfordring at opfylde efterspørgslen pålideligt. Varers tilgængelighed og potentielle forsyningsproblemer kan variere af årsager, der ligger uden for virksomhedens kontrol. En særlig udfordring for logistikken er den kvalitetssikrede transport af nedkølede lægemidler, såsom insulin eller vacciner, som skal opbevares ved konstant temperatur på mellem 2 og 8°C gennem hele forsyningskæden. Det er derfor endnu vigtigere, at processer fra indkøb til levering koordineres bedst muligt. Af denne grund er kohlpharma i stigende grad afhængig af digitaliseringens potentiale.

Før en medicin kan komme i omløb efter køb, er der en lang række dokumenter, der skal udfyldes og underskrives. Som lægemiddelproducent følger kohlpharma GMP-reglerne (Good Manufacturing Practices, god fremstillingspraksis), hvilket betyder omfattende skriftlig dokumentation for alle processer og gennemførte produktionsordrer. Korrespondance, herunder ordreafgivelse og kontrakter, er historisk blevet udført med analoge processer: Tidskrævende udskrivning, underskrift, scanning og e-mail. Som Johannes Reinert udtaler: “Gennemløbstiderne, især for GMP-relevante dokumenter, er nogle gange meget lange og komplekse. Derfor ledte vi efter en løsning, der kunne accelerere disse operationer. Vi ledte efter et forenklet, digitalt, samlet fundament med alle vores EDP-leverandører og servicepartnere.”

Trekant med krydser

Let

  • at forklare
  • at forstå og bruge
  • at administrere

Trekant med krydser

Hurtig

  • underskriv dokumenter hurtigere
  • kortere svartider
  • mere gennemsigtig underskriftsproces

”Mange af vores brugere arbejder nu hjemme, hvilket har været en helt ny oplevelse for både vores hjemmearbejdere såvel som dem i elektronisk databehandling. Jeg er meget glad for at have valgt HelloSign, da det hjælper mig med at gøre arbejdet betydeligt lettere for både medarbejdere derhjemme og på kontoret.”

Johannes Reinert, bestyrelsesmedlem og leder af EDP, Facility Management, Logistik og Produktion

Løsning

kohlpharma forsøgte først at udvikle en løsning internt, som ikke kun ville være baseret på eSignature, men også ville kortlægge de relaterede arbejdsgange. Udviklingen i prioriteter resulterede dog i forsinkelser i færdiggørelsen, så virksomheden ønskede at investere i eSignature-administration. HelloSign viste sig at være den bedste løsning på grund af dens gennemsigtighed, enkelhed, direkte tilgængelighed og kontraktmæssige rammer. På grund af succesen med HelloSigns løsning med kun cloud og eSignature API, tog virksomheden hurtigt en beslutningen om at afprøve det grundigt.

“Jeg så, at HelloSign var den bedste løsning for os. Vi arbejdede på en lille prøveversion til at begynde med og mærkede hurtigt fordelene ved løsningen – egnet til at løse alle de problemer, vi allerede var opmærksomme på, og også dem, som opstod under forsøget.” – Johannes Reinert

Trekant med krydserTrekant med krydser
Gif-billede viser arbejdsgangen for Pigeon Loans med HelloSigns API-integration

Fordele

Høj brugervenlighed, hurtig at bruge

HelloSigns brugergrænseflade er intuitiv. Trin-for-trin vejledning gennem kontrakter og formularer kan sikre, at alle relevante felter er udfyldt og alle nødvendige underskrifter er indsat. HelloSign kan integreres i ethvert miljø, også med individuel branding. Dette hjalp straks kohlpharma med at overgå til hjemmearbejde. Fra verbal bestilling til softwareimplementering tog hele processen mindre end en time.

“Jeg havde den ideelle løsning til underskriftsarbejdsgang klar til brug, hvilket betød, at vi kunne aktivere og opmuntre vores teams til at arbejde eksternt. Det skabte potentialet til at forbedre virksomhedsprocesser og give mulighed for en højere grad af frihed på arbejdspladsen.” – Johannes Reinert

Fra analog til digital: Den papirløse fremtid

Da de indledende afprøvninger oversteg alle forventninger, planlægger kohlpharma allerede næste fase for at accelerere virksomhedsprocesser og forbedre arbejdsforholdene med HelloSign.

Internt – øget gennemsigtighed

Planen for fremtiden er fuldt digitalisering af interne dokumentarbejdsgange, såvel som obligatorisk intern bekræftelse af uddannelse heri. Dette vil i høj grad øge gennemsigtigheden og eliminere behovet for at digitalisere tilsvarende dokumenter senere. For dokumenter, der skal underskrives af flere parter, forenkler eSignature processen for både editor og underskriver.

Trekant med krydserDiagram-ikon

40 år efter grundlæggelsen er kohlpharma en af de største tyske importører af patentbeskyttet og receptpligtig medicin i Europa og den ubestridte markedsleder i Tyskland. Grundlægger Edwin Kohl har siden begyndelsen været fokuseret på essentiel konkurrencedygtig prissætning til gavn for forbrugerne, hvor sundhedssystemet har sparet hundredvis af millioner af euro hvert år som et resultat

Trekant med krydserPlaceringsnål-ikon

Grundlagt: 1979
Hovedkvarter: Merzig 2019
Årlig omsætning: 600 millioner euro
Medarbejdere: 700+

Eksternt – forbedring af samarbejdet

Fremhævelse af dele i og underskrift af leverandørkontrakter vil også blive digitaliseret. Gennem denne proces vil kontraktstrukturerne og aftalerne med leverandører opnå fordele ved skabelonsammenlægning. Dokumenter til erhvervskunder underskrevet af kohlpharma vil fremover udelukkende kunne redigeres med HelloSign

Kvalitetssikring – permanent acceleration af processer

For SOP'er (Standard Operating Procedures, operative standardprocedurer), hvor produktionsprocesser er nøje reguleret, for eksempel i kvalitetssikring og EDP-kvalitetssystemet, vil manuelle underskrifter blive erstattet af deres digitale ækvivalent. Med deres automatiserede lagre og problemfri fjernovervågning af forsyningskæden er kohlpharma allerede nu en pioner inden for digitalisering og automatisering i den tyske medicinalindustri. De planlægger at fjerne alle papirbaserede godkendelsesprocesser så meget som muligt i den overskuelige fremtid. Der er stadig et stykke vej før da, men med HelloSign har de nået en betydelig milepæl. Med tiden kan formularer konverteres til HelloSign-dokumenter, hvilket reducerer den fysiske journalføring undervejs.

Som Johannes Reinert forklarer: “Hvis jeg ser fremad, ser jeg gerne, at for eksempel kvalitetssikring bliver skiftet over til digitale formularer. Digitale formularer er meget nemmere og kan administreres mere effektivt. Eventuelle lovpligtige opdateringer kan laves på kortest mulig tid, og på tværs af alle relevante dokumenter, uden at bunker af formularer skal destrueres. Alt underskrives og udfyldes med problemfrit integrerede HelloSign-komponenter. Så vi opnår igen fordele med hensyn til gennemsigtighed – hver eneste detalje i hver proces vil være sporbar.”

Vil du opnå samme grad af succes som kohlpharma?

Spørg os om HelloSign i dag. HelloSign er en nem måde for virksomheder at sende, modtage og administrere juridisk bindende eSignature. Hvis du har brug for hjælp til at vælge det rigtige HelloSign-produkt, så få en demo-aftale og find ud af, hvordan underskriftsbaserede processer kan optimeres i din virksomhed.

Er du interesseret i at få resultater som kohlpharma?