Sådan bruger Ingenique Dropbox Sign til at forenkle underskriftsprocessen og øge sikkerheden
Ingenique Solutions leverer effektive løsninger til bekæmpelse af hvidvaskning og due diligence, som hjælper virksomheder med at overholde regler og håndtere risici bedre.
Vi understøtter ikke længere produktet Dropbox Forms
Resultater
75 %
Fornyelsesformularer kommer 75 % hurtigere retur
2 min.
Salg og fornyelseskontrakter kan blive sendt på under to minutter
Mere end 1.000
Skabeloner hjælper med at generere mere end 1.000 kontrakter hvert år
Firmaprofil
Når man udvikler software, der er designet til at hjælpe virksomheder med bekæmpelse af hvidvaskning og due diligence, er sikkerhed altafgørende for dit omdømme. Ingen ved dette bedre end Martin Lim, grundlægger og direktør for anti-hvidvasknings- og due diligence-softwarevirksomheden Ingenique Solutions. “Jeg fortæller altid mine teknikere: ‘Hvis der går noget galt med vores kundedata, kan vi lige så godt lukke biksen i morgen, fordi ingen længere vil have tillid til os’”.
Ingenique stræber efter at gøre den komplicerede verden inden for compliance så enkel for kunderne som muligt. Men det er aldrig nemt at balancere sikkerhed og betroede processer og samtidig beskytte kundedata – og gøre det på en effektiv måde.
Ingenique fik identificeret ét område, hvor de kunne forbedre sig inden for sikkerhed og enkelthed: De papirtunge arbejdsgange hos salgsteamet og i HR-afdelingen.
På den ene side var det langsomt at oprette kontrakter, fordi hver eneste skræddersyede kontrakt var meget tidskrævende for medarbejderne. Når man håndterer mere end 60 kontrakter hver måned, svarer det til meget tid.
I den anden ende oplevede salgsteamet den langsommelige oprettelsesproces med at få underskrevet og returneret en otte sider lang Ingenique-kontrakt som en forvirrende, fejlbehæftet, administrativ hovedpine. “Nogle [kunder] underskrev kun på side 1 og glemte alt om den sidste side. Nogle underskrev kun på den sidste side. Nogle scannede og sendte en fin PDF-fil, mens andre tog et billede på deres mobil og sendte det tilbage til os. Dokumenterne kom i alle mulige former og størrelser. Alt dette endte i salgsteamets arbejdsbyrde. Så de arbejdede faktisk næsten ikke med salg”, siger Martin.
Ineffektiviteten havde også spredt sig til HR-processerne. Halvårlige tovejssamtaler, samtykkeformularer til kandidatdata, fortrolighedserklæringer og ansættelseskontrakter – virksomheden var fastlåst i udskriv, scan, og returner-metoder, der medførte, at papirerne fløj rundt på kontoret.
For Ingenique var svaret klart: Gå digitalt. Men i en så sikkerhedsorienteret branche er det ikke optimalt at sende kontrakter eller personlige oplysninger via e-mail. Derfor gik virksomheden på jagt efter et sikkert og pålideligt e-signaturværktøj, der både kunne passe på virksomhedens omdømme og bevare kundernes tillid. Virksomheden endte med at vælge Dropbox Sign efter en grundig gennemgang af markedet.
“Dropbox Sign har gjort tingene meget hurtigere for vores salgsteam. De behøver ikke længere bruge så meget tid på at jagte kontrakter. Vi har oplevet en stigning på omkring 75 % i antallet af formularer, der sendes tilbage til fornyelse”.
Ingenique udnyttede alle Dropbox Signs funktioner fuldt ud for at bevæge sig væk fra papirbaserede formularer og PDF-filer, der blev udsendt via e-mail.
Virksomheden gik først i gang med at forbedre processen for oprettelse af kontrakter. Ingenique oprettede en serie af skabeloner, der var skræddersyet til specifikke brancher, ved hjælp af Dropbox Sign-skabeloner. På denne måde skulle salgsrepræsentanter kun indtaste basale kundeoplysninger på salgskontrakter, formularer til tjenestebestilling og fornyelser og derefter trykke på Send. “Vi logger bare på Dropbox Sign, vælger skabelonen og klikker på Send. Det er en helt utrolig oplevelse at sende købsordrer til kunder. Det går meget, meget hurtigt – ikke mere end to minutter!” fortæller Tan Lee Kiau, Senior Sales Executive hos Ingenique.
Dropbox Sign har også forbedret underskrivningsoplevelsen for kunder.
“Det har virkelig fremskyndet processen med at få kontrakter tilbage. Vi har nogle kunder, som ikke er særlig it-kyndige, og det er utrolig nemt for dem at underskrive og returnere kontrakter”, siger Tan Lee Kiau.
Det er nemmere at underskrive, fordi Dropbox Sign føjer obligatoriske underskriverfelter til alle dokumenter, skal underskriverne kan se præcis, hvad de skal udfylde. De kan ikke returnere kontrakter uden at udfylde disse felter, så intet bliver overset. “Dropbox Sign har gjort tingene meget hurtigere for vores salgsteam. De behøver ikke længere bruge så meget tid på at jagte kontrakter. Vi har oplevet en stigning på omkring 75 % i antallet af formularer, der sendes tilbage til fornyelse”, siger Martin.
De gode resultater gjaldt dog ikke kun salgsteamet hos Ingenique. Medarbejderne kan drage fordel af hurtigere dokumentklargøring inden tovejssamtaler. Formularerne kan udfyldes digitalt og returneres til HR-afdelingen på få minutter – så der er ikke længere grund til at stresse over, at få alle papirer udskrevet til tiden.
Når det kommer til ansættelsesprocessen, kan det hele klares hurtigere og mere sikkert ved hjælp af et ISO-certificeret e-signaturværktøj – fra at indhente samtykke til at indsamle data om nye medarbejdere til underskrivning af fortrolighedserklæringer og underskrivning af ansættelseskontrakter.
Og det bedste af det hele? Den omfattende revisionssporing, kryptering og integration betyder, at alle dokumenter er beskyttet, sporet og tidsstemplet – fra det øjeblik, hvor det indsendes, til det er helt underskrevet og beskyttet – så sikkerhed er på smarteste vis integreret i underskrivningsprocessen hver gang. For Ingenique har dette haft afgørende betydning for deres sikkerhedsbevidste image. “Når vi bruger Dropbox Sign sammen med kunder, sender vi et signal om, at vi gør alt, hvad vi kan, for at have en høj sikkerhed”, siger Martin.
Fornyelsesformularer kommer 75 % hurtigere retur
Ingenique siger, at kunderne ikke blot underskriver alle de obligatoriske steder i salgskontrakter og fornyelser, efter de har implementeret Dropbox Sign – de underskriver og returnerer dem også cirka 75 % hurtigere.
En tidsbesparende skabelon til enhver lejlighed
Det var ikke særlig praktisk at skulle oprette mere end 1.000 kontrakter manuelt hvert år. Med Dropbox Signs dokumentskabeloner har Ingenique fået adgang til et stort bibliotek med tilpassede kontrakter, salgsaftaler og ordreformularer til alle brancher. Salgsteamet kan nu udsende kontrakter på under to minutter – det giver dem mere tid til at fokusere på salg.
Et pålideligt værktøj til at styrke Ingeniques sikkerhedsmæssige omdømme
Ingenique er bygget på om at være en sikker, pålidelig virksomhed. Dropbox Sign er ISO-certificeret leverandør og hjælper dermed med at styrke deres sikkerhed. Takket være fuld dokumentsporing via det omfattende revisionsspor kan Ingenique nu nemt overholde ISO 27001-kravene og samtidig garantere, at kundernes data er beskyttet hele tiden.
Hvad er det næste for Ingenique?
Efter at have oplevet de mange virksomhedsfordele ved Dropbox Sign anbefaler Ingenique nu brugen af funktionen til deres stadigt voksende kundegruppe. Ingenique planlægger at integrere elektroniske underskrifter i alle sine eksisterende arbejdsgange i fremtiden for at forbinde alle aspekterne af arbejdsgangene i HR-afdelingen og hos salgsteamet, så både nye medarbejdere og kunderne kan få en endnu mere integreret oplevelse.
Interesseret i at se resultater som Ingenique?
Dropbox Sign er den nemmeste måde at sende, modtage og administrere juridisk bindende, elektroniske underskrifter på for virksomheden. Vores underskriftsløsning er to år i træk nomineret af G2 til den bedste målt på brugervenlighed. Den effektiviserer de vigtigste arbejdsgange og gør dem hurtigere og mere sikre. Tilmeld dig og prøv den gratis i dag, så din virksomhed kan blive mere digital.
Kontakt os
