Sådan hjalp HelloSign Flow Healthcare med at spare 600 USD pr. medarbejder for sine kunder
Flow Healthcare er en alt-i-en-software til administration og styring af sundhedsteam på klinik.
Flow Healthcare er en alt-i-en-software til administration og styring af sundhedsteam på klinik. Produkterne effektiviserer arbejdsgange og reducerer omkostninger i forbindelse med onboarding, ledelse, uddannelse og engagement
.svg)
Effektivisering af arbejdsgange, der sparede Flows kunder 600 USD pr. medarbejder
Hjalp med at reducere administrativ tid med 50 % for Flows kunde Beam Healthcare
Implementeret af en enkelt udvikler på bare et par uger
Ikke alene kræver onboarding af nyt sundhedspersonale de sædvanlige HR-filer som fordele og forsikring, der er også kliniske filer, der indeholder vigtige oplysninger som sundhedslicenser, klinisk erfaring, løbende uddannelse, overvågning og fejlbehandling. Ud over de sædvanlige føderale og lokale baggrundsundersøgelser fra arbejdsgiveren kræves der ekstra baggrundsundersøgelser på sundhedsniveau.
Men kompleksiteten slutter ikke der. For Flows kunde, Beam Healthcare, leverandør af sundhedsudbydere til fjerntliggende hospitaler og online telemedicinske tjenester, var ansættelse af sundhedspersonale fuld af dublerede papirformularer, der skulle udfyldes flere gange. “Da Beam hyrede en udbyder, skulle de udfylde en ansøgning for virksomheden og køre alle de relevante baggrunds- og referencetjek. Men for at få den samme medarbejder til at arbejde på 3 eller 5 forskellige sundhedsfaciliteter, skulle de udfylde facilitetsspecifikke nye medarbejderansøgninger og gennemgå forskellige kontroller igen. Du kan forestille dig den administrative byrde på udbyderen og det administrative personale for at rykke alt dette papirarbejde fremad. Denne arkaiske proces er en kilde til frustration for klinikere og undgår til tider at blive godkendt/privilegeret på flere faciliteter. Hvis vi ønsker at forbedre adgangen til pleje, skal sundhedsvæsenet fokusere på processer udover blot at producere flere udbydere,” siger Sarjoo Patel, administrerende direktør for Flow. Endnu værre var det, at hvis dette hospital var en del af en stor institution med satellitklinikker, skulle denne udbyder udfylde det samme papirarbejde og også gennemgå de samme baggrundsundersøgelser for hver af disse klinikker.
Hele onboarding-processen tvang sundhedspersonale til at udfylde de samme oplysninger igen og igen – tid, der bedre kunne bruges på at behandle patienter. Så hendvendte Flow sig til HelloSign for at forenkle sundhedspapirer.
”Med Flow kunne vi spare 600 USD pr. medarbejder og reducere den administrative tid med 50 % for Beam Healthcare. Og meget af det er direkte forbundet til HelloSign, og hvordan det automatiserede mange dokumenter for os.”
For at reducere antallet af dublerede formularer, som udbydere skal udfylde, når de arbejder på andre hospitaler, implementerede Flow automatiserede skabeloner med HelloSign API. Som Sarjoo forklarer: “Når sundhedspersonale først er ansat, er Flow og HelloSigns virkelige værdi for vores kunder i sundhedssektoren, at de eliminerer redundans af dokumenter, der skal udfyldes. De papiransøgningsskemaer, som hospitaler har brug for, er nu skabeloner i Flow. Så når et hospital beder om dem, udfyldes de automatisk med HelloSign API-integrationen, som er forbundet til vores database. Udbyderen læser blot dokumentet og godkender det. Når de er onboardet, behøver de ikke at udfylde yderligere dokumenter manuelt.”
Men ikke alle medicinske praksisser er de samme, og det betød, at Flows skabeloner havde brug for fleksibilitet. “Med vores HelloSign-abonnement kan Flows kunder tilpasse. Det lader [Flow-brugere] uploade deres egne PDF-dokumenter og tilføje de specifikke datafelter, de har brug for. Så kunder kan tilpasse nogle af deres simple dokumenter,” siger Chance Hammacher, Full Stack Developer hos Flow.
Udover at være hurtigt og nemt at bruge, sørgede Flow for, at hele dokumentoplevelsen var problemfri for deres kunder. “Vi var meget tilfredse med den indlejrede formularfunktion, som HelloSign tilbød. Den lod os have alle vores brugere på ét system, mens de stadig var beskyttede,” fortsatte Chance. “Vi valgte [HelloSigns tilpassede branding] for at give vores kunder en mere personlig oplevelse, når de bruger elektroniske underskrifter.”
For at forenkle medicinske papirer yderligere henvendte Flow sig også til HelloWorks for at automatisere tidskrævende kontrol af referencer. “Vores vigtigste use case for HelloWorks er kontrol af referencer. Til professionel kontrol af referencer sender vi dem enten via e-mail eller sms for at sige ‘'Hej, vi skal bede dig om at udfylde denne professionelle reference til denne udbyder, han eller hun søger denne stilling’,” siger Sarjoo.
Tro mod sit løfte om at styre hele livscyklussen for medarbejderne opretter Flow også skabeloner med HelloWorks, som hjælper med interne ansættelsesdokumenter. Lad os sige, at du vil sende et internt dokument fra et indtægtssystem som irs.gov eller W9. Med HelloWorks har Flow også integreret denne funktionalitet direkte i sin platform.
Med så mange formularer og komplekse processer til automatisering ville det være rimeligt at tro, at integrering af HelloSign API i Flows platform kan tage et stykke tid. Men som Chance siger: “Integrationen tog ikke lang tid, højst et par uger med en enkelt udvikler. Dokumentationen var god. Det havde klare indikationer for den arbejdsgang, vi brugte. Vi kunne nemt teste og fejlfinde alle vores problemer, før vi gik live med HelloSign.”
Integrationshastigheden kunne ikke være kommet på et bedre tidspunkt for Flows kunder, især Beam. Under pandemien var Beam nødt til hurtigt at ansætte og onboarde klinikere for at opbygge sin telemedicinske service. “De havde brug for at ansætte mere personale for at lette presset på hospitaler,” forklarede Sarjoo. Takket være Flows hurtige integration med HelloSign API kunne Beam onboarde personale så hurtigt som 48 timer.
Brug af HelloSign API til automatisk udfyldning af dokumenter og reduktion af behovet for at udbydere udfylder papirarbejde flere gange hjalp Flows kunde Beam med at reducere den tid, personalet brugte på administrativt papirarbejde med 50 % og spare ca. 600 USD pr. medarbejder.
Amy Faust, Business Officer, CPMSM & CPCS siger:
“HelloSign har hjulpet [Flow] med at udføre standardreference- og verifikationskontrol på en systematisk måde. Det har ført til hurtigere behandlingstider og gladere medarbejdere, fordi de ikke behøver at udskrive, udfylde, scanne og uploade dokumenter. Det har også betydet gladere arbejdsgivere, fordi dokumenter er nemmere at læse og påkrævede felter udfyldes første gang.”
Med detaljeret dokumentation, som er nemt at forstå og et supportteam, der er klar til at hjælpe Flow med alle problemer, kunne en enkelt Flow-udvikler integrere HelloSign API på bare et par uger.
Flow tager fart med medicinske teams og får kunder som Beam Healthcare, Pivotal Health og CVC Health Care. Flow var fra første dag en papirløs virksomhed og planlægger at fortsætte med at reducere papirbaserede flaskehalse i den medicinske verden.
Integrering af HelloSigns eSignature API er den nemmeste måde at forenkle dine arbejdsgange med problemfri, tilpasset underskrivning og API-integrerede skabeloner, der automatisk udfylder dublerede oplysninger. HelloSign er vurderet som nr. 1 for brugervenlighed af G2 to år i træk. HelloSigns eSignature-løsning gør dine vigtigste arbejdsgange hurtigere, nemmere og mere sikre.
Ikke alene kræver onboarding af nyt sundhedspersonale de sædvanlige HR-filer som fordele og forsikring, der er også kliniske filer, der indeholder vigtige oplysninger som sundhedslicenser, klinisk erfaring, løbende uddannelse, overvågning og fejlbehandling. Ud over de sædvanlige føderale og lokale baggrundsundersøgelser fra arbejdsgiveren kræves der ekstra baggrundsundersøgelser på sundhedsniveau.
Men kompleksiteten slutter ikke der. For Flows kunde, Beam Healthcare, leverandør af sundhedsudbydere til fjerntliggende hospitaler og online telemedicinske tjenester, var ansættelse af sundhedspersonale fuld af dublerede papirformularer, der skulle udfyldes flere gange. “Da Beam hyrede en udbyder, skulle de udfylde en ansøgning for virksomheden og køre alle de relevante baggrunds- og referencetjek. Men for at få den samme medarbejder til at arbejde på 3 eller 5 forskellige sundhedsfaciliteter, skulle de udfylde facilitetsspecifikke nye medarbejderansøgninger og gennemgå forskellige kontroller igen. Du kan forestille dig den administrative byrde på udbyderen og det administrative personale for at rykke alt dette papirarbejde fremad. Denne arkaiske proces er en kilde til frustration for klinikere og undgår til tider at blive godkendt/privilegeret på flere faciliteter. Hvis vi ønsker at forbedre adgangen til pleje, skal sundhedsvæsenet fokusere på processer udover blot at producere flere udbydere,” siger Sarjoo Patel, administrerende direktør for Flow. Endnu værre var det, at hvis dette hospital var en del af en stor institution med satellitklinikker, skulle denne udbyder udfylde det samme papirarbejde og også gennemgå de samme baggrundsundersøgelser for hver af disse klinikker.
Hele onboarding-processen tvang sundhedspersonale til at udfylde de samme oplysninger igen og igen – tid, der bedre kunne bruges på at behandle patienter. Så hendvendte Flow sig til HelloSign for at forenkle sundhedspapirer.
Gik live i 2020
For at reducere antallet af dublerede formularer, som udbydere skal udfylde, når de arbejder på andre hospitaler, implementerede Flow automatiserede skabeloner med HelloSign API. Som Sarjoo forklarer: “Når sundhedspersonale først er ansat, er Flow og HelloSigns virkelige værdi for vores kunder i sundhedssektoren, at de eliminerer redundans af dokumenter, der skal udfyldes. De papiransøgningsskemaer, som hospitaler har brug for, er nu skabeloner i Flow. Så når et hospital beder om dem, udfyldes de automatisk med HelloSign API-integrationen, som er forbundet til vores database. Udbyderen læser blot dokumentet og godkender det. Når de er onboardet, behøver de ikke at udfylde yderligere dokumenter manuelt.”
Men ikke alle medicinske praksisser er de samme, og det betød, at Flows skabeloner havde brug for fleksibilitet. “Med vores HelloSign-abonnement kan Flows kunder tilpasse. Det lader [Flow-brugere] uploade deres egne PDF-dokumenter og tilføje de specifikke datafelter, de har brug for. Så kunder kan tilpasse nogle af deres simple dokumenter,” siger Chance Hammacher, Full Stack Developer hos Flow.
Udover at være hurtigt og nemt at bruge, sørgede Flow for, at hele dokumentoplevelsen var problemfri for deres kunder. “Vi var meget tilfredse med den indlejrede formularfunktion, som HelloSign tilbød. Den lod os have alle vores brugere på ét system, mens de stadig var beskyttede,” fortsatte Chance. “Vi valgte [HelloSigns tilpassede branding] for at give vores kunder en mere personlig oplevelse, når de bruger elektroniske underskrifter.”
For at forenkle medicinske papirer yderligere henvendte Flow sig også til HelloWorks for at automatisere tidskrævende kontrol af referencer. “Vores vigtigste use case for HelloWorks er kontrol af referencer. Til professionel kontrol af referencer sender vi dem enten via e-mail eller sms for at sige ‘'Hej, vi skal bede dig om at udfylde denne professionelle reference til denne udbyder, han eller hun søger denne stilling’,” siger Sarjoo.
Tro mod sit løfte om at styre hele livscyklussen for medarbejderne opretter Flow også skabeloner med HelloWorks, som hjælper med interne ansættelsesdokumenter. Lad os sige, at du vil sende et internt dokument fra et indtægtssystem som irs.gov eller W9. Med HelloWorks har Flow også integreret denne funktionalitet direkte i sin platform.
Med så mange formularer og komplekse processer til automatisering ville det være rimeligt at tro, at integrering af HelloSign API i Flows platform kan tage et stykke tid. Men som Chance siger: “Integrationen tog ikke lang tid, højst et par uger med en enkelt udvikler. Dokumentationen var god. Det havde klare indikationer for den arbejdsgang, vi brugte. Vi kunne nemt teste og fejlfinde alle vores problemer, før vi gik live med HelloSign.”
Integrationshastigheden kunne ikke være kommet på et bedre tidspunkt for Flows kunder, især Beam. Under pandemien var Beam nødt til hurtigt at ansætte og onboarde klinikere for at opbygge sin telemedicinske service. “De havde brug for at ansætte mere personale for at lette presset på hospitaler,” forklarede Sarjoo. Takket være Flows hurtige integration med HelloSign API kunne Beam onboarde personale så hurtigt som 48 timer.
Brug af HelloSign API til automatisk udfyldning af dokumenter og reduktion af behovet for at udbydere udfylder papirarbejde flere gange hjalp Flows kunde Beam med at reducere den tid, personalet brugte på administrativt papirarbejde med 50 % og spare ca. 600 USD pr. medarbejder.
Amy Faust, Business Officer, CPMSM & CPCS siger:
“HelloSign har hjulpet [Flow] med at udføre standardreference- og verifikationskontrol på en systematisk måde. Det har ført til hurtigere behandlingstider og gladere medarbejdere, fordi de ikke behøver at udskrive, udfylde, scanne og uploade dokumenter. Det har også betydet gladere arbejdsgivere, fordi dokumenter er nemmere at læse og påkrævede felter udfyldes første gang.”
Med detaljeret dokumentation, som er nemt at forstå og et supportteam, der er klar til at hjælpe Flow med alle problemer, kunne en enkelt Flow-udvikler integrere HelloSign API på bare et par uger.
Effektivisering af arbejdsgange, der sparede Flows kunder 600 USD pr. medarbejder
Hjalp med at reducere administrativ tid med 50 % for Flows kunde Beam Healthcare
Flow tager fart med medicinske teams og får kunder som Beam Healthcare, Pivotal Health og CVC Health Care. Flow var fra første dag en papirløs virksomhed og planlægger at fortsætte med at reducere papirbaserede flaskehalse i den medicinske verden.
Integrering af HelloSigns eSignature API er den nemmeste måde at forenkle dine arbejdsgange med problemfri, tilpasset underskrivning og API-integrerede skabeloner, der automatisk udfylder dublerede oplysninger. HelloSign er vurderet som nr. 1 for brugervenlighed af G2 to år i træk. HelloSigns eSignature-løsning gør dine vigtigste arbejdsgange hurtigere, nemmere og mere sikre.