Flatlooker, en online markedsplads, der samler langtidslejere med udlejere og ejendomsforvaltere, reducerer lejeaftalens ekspeditionstid fra 30 dage til kun 10 dage med HelloSign.
.svg)
Når det gælder leje af fast ejendom i Frankrig, er de administrative opgaver besværlige for både lejere og udlejere. Så i 2016 begyndte det digitale ejendomsbureau Flatlooker at ændre alt dette.
Flatlooker kendte markedets stærkt regulerede karakter og den næsten uendelige mængde dokumentation, der kræver underskrift, kontrasignatur, sikker opbevaring og styring. “I Frankrig har der i de sidste flere hundrede år altid været en manuel, administrativ rolle til at styre denne proces,” forklarer Nicolas Goyet, medstifter og CEO hos Flatlooker. “Vi erstatter det ganske enkelt med en digital løsning.”
For at hjælpe med at digitalt lette, indsamle og administrere underskrifter mellem lejere og udlejere, implementerede Flatlooker en selvstændig løsning med DocuSign – men kundeoplevelsen kom til kort.
“Når vi sendte dokumenter som kontrakter eller garantaftaler, ville vores tidligere løsning sende links, der førte underskriveren væk fra vores platform til et separat websted for at gennemføre underskriftsprocessen. Uoverensstemmelsen i branding var distraherende og forvirrende for vores kunder. Vi ville have en løsning uden omdirigering”
Så ramte COVID-19, og Flatlooker var den eneste løsning, der tillod folk at leje bolig under nedlukning. Dette førte til betydelig vækst, så Flatlooker havde brug for en ny løsning til arbejdsgang for aftaler, der matchede denne vækst. “COVID hjalp faktisk med at ændre folks tankegang fra de traditionelle måder at leje en lejlighed på. Før ville alle se en lejlighed, før de lejede. Nu er de tilfredse med vores virtuelle omvisninger og 100 % digitaliserede lejeaftaleproces.”
For at holde trit med sin nyfundne vækst, tilbyde en enklere måde at administrere sine kontrakter på og levere førsteklasses kundeoplevelser til lejere og udlejere, måtte Flatlooker finde en ny løsning. De fandt HelloSign.
“Vi fandt ud af, at HelloSign var nemt at integrere, godt prissat og havde et godt funktionssæt. Vi implementerede løsningen på tværs af et par af vores dokumentprocesser, og vi syntes, at oplevelsen var mere professionel, og vores kunder nød den nye proces.”
Flatlookers indledende HelloSign-integration hjalp med at onboarde nye udlejere på deres platform. Dybdegående undersøgelser viste, hvordan Flatlooker kunne forbedre sin brugeroplevelse i den sidste fase af sin aftalearbejdsgang, hvor udlejere skal underskrive en kontrakt og tilmelde sig. “Det var afgørende for Flatlooker, at vi leverede en problemfri oplevelse for udlejere under onboardingsprocessen. Det kan være deres første interaktion med vores brand, og det første indtryk er vigtigt. HelloSign har været virkelig vellykket i denne proces,” siger Nicolas.
Med sin suite af brugervenlig dokumentation i det rigtige programmeringssprog viste HelloSign API sig at være nem at integrere i arbejdsgangen, og efter test viste det sig at fungere hurtigere og kræve mindre indsats fra udlejere at udfylde kontrakten end den tidligere løsning. “UX er meget bedre. Før var hver anden person forvirret over, hvordan og hvor man skulle skrive under,” forklarer Nicolas. Dette beviste HelloSigns værdi og inspirerede Flatlooker til at identificere andre brugssager på tværs af virksomheden, hvor det kunne strømline driften og dokumentprocesser.
En anden kompleksitet at administrere var håndteringen af flere underskrifter for én ejendom. Uanset om det er et par eller en lejlighed blandt venner, skal hver lejer underskrive kontrakten. Men at administrere flere versioner af den samme lejekontrakt og spore, hvilke lejere der havde og ikke havde underskrevet, var tidskrævende og et ressourceforbrug. Ved at bruge HelloSigns API kan Flatlookers teams nu anmode flere personer om at underskrive på samme tid eller anmode om, at dokumenter underskrives i en bestemt rækkefølge. “Vi kan endda se, hvor en kontrakt er forsinket, og sende en påmindelse til den person,” siger Nicolas.
Der kræves mere end 2.000 underskrifter hver måned, og automatisering af aftalearbejdsgange reducerer antallet af supportanmodninger – hvilket betyder, at personalet kan fokusere på mere værdifulde opgaver, der vil hjælpe virksomheden med at vokse.
"Vi replikerer eller forbedrer systematisk det tidligere systems arbejdsgange, hvilket giver en stadig mere problemfri oplevelse på tværs af alle kontaktpunkter med lejere og udlejere. Kontrakter underskrives hurtigere, vi har færre spørgsmål gennem hele processen, og vi kan reducere den nødvendige manuelle indgriben og support markant."
Typiske lejemål tager cirka 30 dage at gennemføre, men med HelloSigns API kan Flatlookers kunder få lejemål behandlet på kun 10 dage. Digitaliseringen af kontraktstrømme og platformenes umiddelbarhed hjælper udlejere og lejere med at få en aftale meget hurtigere.
Ved at automatisere kontraktprocessen med integration af HelloSigns API med dets interne systemer har Flatlooker reduceret administrationsbyrden og omkostningerne ved at administrere mere end 2.000 underskrifter om måneden markant.
Integreringen af HelloSigns API med dens eksisterende platform har givet Flatlooker et omfattende digitalt fodaftryk og et sikkert revisionsspor for de tusindvis af kontrakter, som de afvikler hver måned. Når tilsynsmyndigheder kommer og kontrollerer, at alt kører, som det skal, er det nu en enkel proces at bevise overholdelse af retningslinjer, politikker og lovkrav.
I sin relativt spæde start med HelloSign søger Flatlooker at udvide sin brug af platformen på tværs af organisationen. “Vi glæder os til at migrere fuldt ud til HelloSign og automatisere alle vores kontrakter og dokumentarbejdsgange. Det har vist sig at være utroligt værdifuldt for os at strømline vores eksisterende processer, og vi ser frem til at se, hvordan det kan hjælpe os på tværs af flere områder af virksomheden,” siger Nicolas.
HelloSign er den nemmeste måde at sende, modtage og administrere juridisk bindende, elektroniske underskrifter på for virksomheden. Vores underskriftsløsning er nomineret af G2 til den bedste målt på brugervenlighed. Den effektiviserer de vigtigste arbejdsgange og gør dem mere sikre. Tilmeld dig og prøv den gratis i dag, så din virksomhed kan blive mere digital.
